POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. Responsable del tratamiento

DENTINNO, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas aplicables en Colombia sobre protección de datos personales, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

Razón social: DENTINNO SAS
NIT: 901601311-3
Dirección: Avenida Calle 127#21-85
Ciudad: Bogotá
Correo electrónico: dentinnoinnovaciondental@gmail.com
Teléfono / WhatsApp: 3002464887
Página web / redes sociales: https://dentinno.co/

DENTINNO será responsable del tratamiento de los datos personales que recolecta, almacena, use, circule, transmita, transfiera o suprima en desarrollo de sus servicios odontológicos, administrativos y comerciales.

2. Datos personales recolectados

DENTINNO podrá recolectar y tratar datos como:

• Datos de identificación: nombre, documento, edad, fecha de nacimiento, firma, imagen.
• Datos de contacto: teléfono, WhatsApp, correo electrónico, dirección y ciudad.
• Datos clínicos y de salud: historia clínica, antecedentes médicos, diagnósticos, tratamientos, radiografías, fotografías clínicas, escaneos intraorales, evolución y consentimientos informados.
• Datos administrativos y financieros: facturación, pagos, información contable, medios de pago y datos tributarios.
• Datos comerciales: intereses en tratamientos, formularios, campañas, preferencias de contacto y comunicaciones autorizadas.
• Datos laborales o contractuales de empleados, contratistas, proveedores y aspirantes.
• Imágenes de videovigilancia, cuando existan cámaras de seguridad en las instalaciones.

3. Medios de recolección

Los datos personales podrán ser recolectados por medios físicos, digitales, telefónicos o presenciales, incluyendo:

• Formularios físicos o digitales.
• Página web.
• WhatsApp.
• Correo electrónico.
• Llamadas telefónicas.
• Redes sociales.
• Campañas publicitarias.
• Plataformas de agenda o CRM.
• Software clínico.
• Historia clínica.
• Consentimientos informados.
• Facturación electrónica.
• Pasarelas de pago.
• Encuestas.
• Cámaras de seguridad, cuando aplique.

4. Finalidades del tratamiento

DENTINNO tratará los datos personales para las siguientes finalidades:

• Prestar servicios odontológicos y de salud oral.
• Realizar valoraciones, diagnósticos, tratamientos y seguimientos.
• Abrir, conservar y actualizar la historia clínica.
• Gestionar tratamientos como Invisalign, ortodoncia, estética dental, rehabilitación oral, diseño de sonrisa u otros servicios.
• Agendar, confirmar, cancelar o reprogramar citas.
• Enviar recordatorios e indicaciones clínicas o administrativas.
• Gestionar pagos, facturación, cartera y procesos contables.
• Atender solicitudes, consultas, quejas, reclamos y PQRS.
• Cumplir obligaciones legales, contractuales, sanitarias, tributarias y contables.
• Realizar encuestas de satisfacción y mejorar la experiencia del paciente.
• Enviar comunicaciones comerciales, promociones, campañas, información educativa o novedades, siempre que exista autorización.
• Gestionar relaciones con proveedores, contratistas, aliados y empleados.
• Garantizar la seguridad de pacientes, visitantes, trabajadores e instalaciones.

5. Tratamiento de datos sensibles y de salud

DENTINNO podrá tratar datos sensibles relacionados con la salud oral y general del paciente cuando sean necesarios para la prestación del servicio odontológico, la gestión de la historia clínica, el diagnóstico, el tratamiento, el seguimiento y el cumplimiento de obligaciones legales.

El titular será informado sobre el carácter sensible de estos datos, la finalidad de su tratamiento y su derecho a no suministrarlos, salvo cuando sean necesarios para la atención en salud o exista una obligación legal.

DENTINNO tratará esta información bajo estrictas medidas de confidencialidad y seguridad.

6. Datos de menores de edad

DENTINNO podrá tratar datos personales de niños, niñas y adolescentes cuando sea necesario para la prestación de servicios odontológicos, con autorización de sus padres, representantes legales o acudientes, y respetando sus derechos prevalentes.

7. Derechos de los titulares

Los titulares de datos personales tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informados sobre el uso dado a sus datos.
• Presentar consultas o reclamos.
• Solicitar la supresión de sus datos cuando proceda.
• Revocar la autorización cuando proceda.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

8. Autorización

DENTINNO solicitará autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de datos personales, salvo los casos exceptuados por la ley.

La autorización podrá otorgarse por medios físicos, digitales, electrónicos, telefónicos, formularios, WhatsApp, correo electrónico, firma de documentos, aceptación de términos o cualquier otro medio que permita comprobar el consentimiento del titular.

La autorización para recibir comunicaciones comerciales podrá ser revocada en cualquier momento, sin afectar la prestación de los servicios clínicos, administrativos o legales necesarios.

9. Transferencia y transmisión de datos

DENTINNO podrá transmitir o transferir datos personales a terceros nacionales o internacionales cuando sea necesario para cumplir las finalidades descritas en esta política.

Estos terceros podrán incluir:

• Plataformas de agenda y CRM.
• WhatsApp Business y servicios de mensajería.
• Proveedores de correo electrónico.
• Servicios de almacenamiento en nube.
• Software clínico u odontológico.
• Laboratorios dentales.
• Proveedores de alineadores, escáneres o insumos odontológicos.
• Plataformas publicitárias como Meta Ads ou Google Ads.
• Proveedores de hosting, página web y soporte tecnológico.
• Facturación electrónica.
• Contabilidad, asesoría jurídica o tributaria.
• Pasarelas de pago o entidades financieras.
• Aseguradoras, EPS o entidades relacionadas, cuando aplique.
• Autoridades administrativas, judiciales o sanitarias, cuando exista obligación legal.

DENTINNO procurará que dichos terceros adopten medidas adecuadas de seguridad, confidencialidad y protección de datos personales.

10. Consultas y reclamos

El titular podrá presentar consultas, reclamos, solicitudes de actualización, rectificación, supresión o revocatoria de autorización a través de:

Correo electrónico: dentinnoinnovaciondental@gmail.com
Teléfono / WhatsApp: 3002464887
Dirección: Avenida Calle 127# 21-85
Área responsable:  Gerencia 

La solicitud deberá incluir:

• Nombre completo.
• Tipo y número de documento.
• Datos de contacto.
• Descripción clara de la solicitud.
• Documentos que acrediten identidad o representación, si aplica.

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez días hábiles. Si no es posible responder en ese plazo, se informará al titular y se dará respuesta dentro de los cinco días hábiles siguientes.

Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince días hábiles. Si no es posible responder en ese plazo, se informará al titular y se dará respuesta dentro de los ocho días hábiles siguientes.

11. Supresión y revocatoria

El titular podrá solicitar la supresión de sus datos o revocar la autorización otorgada, siempre que no exista un deber legal, contractual, clínico, administrativo, contable, tributario o sanitario que obligue a DENTINNO a conservar la información.

La supresión podrá no proceder cuando la información haga parte de la historia clínica, sea necesaria para la prestación del servicio o deba conservarse por obligación legal.

12. Seguridad y confidencialidad

DENTINNO adoptará medidas técnicas, administrativas, físicas y humanas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, uso indebido, adulteración o circulación no permitida.

El personal, contratistas, proveedores y terceros autorizados deberán mantener la confidencialidad de la información, incluso después de terminada su relación con DENTINNO.

13. Uso de imágenes y fotografías

DENTINNO podrá tomar fotografías, videos, radiografías, escáneres intraorales u otros registros visuales para diagnóstico, planificación, seguimiento y documentación clínica.

El uso de imágenes para fines publicitarios, redes sociales, testimonios, casos de antes y después o campañas comerciales requerirá autorización previa, expresa e informada del titular.

14. Vigencia

La presente política rige a partir del 02/05/2024

Los datos personales serán tratados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales, clínicas, administrativas, contables, tributarias o contractuales aplicables.

DENTINNO podrá actualizar esta política cuando sea necesario. Los cambios relevantes serán informados a través de sus canales oficiales.

En desarrollo de los preceptos constitucionales antes citados, el Congreso de la República expidió la Ley 1266 de 2008, con el objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos personales. 

A su turno, el artículo 17 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, “Régimen General de Protección de Datos Personales, y el articulo 2 2.2. 25. 3.1. del Decreto 1074 de 2015, “Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio Industria y Turismo”, consagraron la necesidad de garantizar de forma integral la protección y el ejercicio del derecho fundamental de Habeas Data y estableció dentro de los deberes de los responsables del tratamiento de datos personales. desarrollar políticas para este derecho. 

La Ley 1712 de 2014, sobre transparencia y derecho de acceso a la información pública nacional, adiciona nuevos principios, conceptos y procedimientos para el ejercicio y garantía del referido derecho; junto con lo dispuesto en el Libro 2. Parte VIII, Título IV “Gestión de la Información Clasificada y Reservada” del Decreto 1080 de 2015, ”por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura”, que establece disposiciones sobre el acceso a datos personales en posesión de los sujetos obligados. 

A través del Decreto 1083 de 2015, “Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública”, (modificado por el Decreto 1499 de 2017) se promueve el mejoramiento continuo de las entidades públicas del país, garantizando un adecuado ambiente de control mediante la definición de responsabilidades en relación con las líneas de defensa del Modelo Estándar de Control Interno. Mediante Resolución No 1905 de 2019, se actualizó el Modelo Integrado de Gestión (MIG) del Ministerio/Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, acogiendo los lineamientos del Decreto 1499 de 2017 y estableciendo el Comité MIG como la instancia orientadora del Modelo, en donde se tratan los temas referentes a las dimensiones y políticas de gestión y desempeño Institucional.

De acuerdo con el numeral 14 del artículo 9 de la misma resolución, corresponde al Comité MIG aprobar y hacer seguimiento a las políticas de gestión y directrices en materia de Estrategia de gobierno digital y Seguridad de la Información en la Entidad.